10 tips bij het kiezen van een PIM systeem

Een PIM (Product Information Management) systeem is een goede aanvulling voor bedrijven die zich bezighouden met het op grote schaal verkopen van (online) producten. Met een PIM systeem heb je namelijk de mogelijkheid om jouw productinformatie op een overzichtelijke manier te bundelen in hetzelfde systeem. Hiermee voorkom je dat alle productinformatie wordt verzameld over verschillende systemen of bestanden, die weer door verschillende medewerkers in je bedrijf worden beheerd. Je hebt namelijk één systeem waarop je alle productinformatie kunt beheren, zoals prijs, beschrijving, afbeeldingen, kenmerken en meer. Hiermee voorkom je onnodig extra werk of onvolledige productinformatie op je webshop. Misschien heb je al een PIM systeem en wil je graag overstappen, of denk je er over na om een PIM systeem te implementeren. Voordat je daarmee aan de slag gaat is het handig dat je weet waar je rekening mee moet houden. Er zijn namelijk verschillende soorten PIM systemen waar je uit kunt kiezen. In dit blog geven we je 10 tips die je kunt gebruiken bij het kiezen van een PIM systeem.

Bedenk welke functies je belangrijk vindt

Het klinkt misschien logisch, maar voordat je op zoek gaat naar een PIM systeem is het verstandig om na te gaan welke functies je belangrijk vindt. Tegen welke probleem loop je aan binnen je organisatie, waarvan je wilt dat een PIM systeem deze gaat oplossen? Misschien merk je dat er veel foute productinformatie wordt gepubliceerd, zoals verkeerde omschrijvingen of afbeeldingen. Met een PIM systeem kun je real-time je productinformatie updaten, zodat je klanten op ieder moment de meest recente informatie zien op meerdere kanalen. Of wil je eenvoudig bulk updates kunnen doen om sneller wijzigingen door te voeren. Allemaal aspecten die jouw keuze voor een PIM systeem kunnen beïnvloeden.

Vergelijk verschillende PIM systemen

PIM systemen zijn een populair onderdeel geworden binnen de e-commerce wereld. Omdat ze de beste uitkomst bieden bij het efficiënt managen van je productinformatie, en daarom erg populair zijn geworden, zijn er veel verschillende PIM systemen ontstaan. Een aantal populaire PIM systemen zijn PIMworks, Ergonode, Pimcore, Akeneo en inRiver. Het verschil tussen de systemen zit hem voornamelijk in hoe groot je bedrijf is. Een klein bedrijf dat een makkelijkere oplossing zoekt om productinformatie te publiceren dan vanuit een ERP systeem heeft een ander PIM systeem nodig dan een corporate bedrijf met een grote IT afdeling. Daarnaast zijn er ook nog andere eigenschappen waarin de PIM systemen van elkaar verschillen.

Maak een inventarisatie van de verschillende kanalen

Maak een inventarisatie op welke kanalen je product informatie wordt getoond. Heb je fysieke winkels, maak je gebruik van online marketplaces, maak je iedere maand een brochure of deel je de productinformatie met je klanten (bijvoorbeeld high-res bestanden). Maak een overzicht van de informatie & gebruikte assets per kanaal en vergelijk de mogelijkheden van de diverse PIM systemen.

Breng in kaart welke productinformatie je verwerkt

Welk PIM systeem je nodig hebt heeft ook te maken met de producten die je beheert. Zijn het simpele producten waarbij niet te kiezen is uit kleur, formaat of andere eigenschappen, dan volstaat een ander PIM systeem dan wanneer de producten allerlei specificaties hebben. Denk bijvoorbeeld aan product met verschillende kleuren, maten of wanneer een product moet worden samengesteld, zoals een auto met allerlei uiteenlopende opties.

product informatie systeem PIM

Kies een PIM systeem die met je bedrijf meegroeit

Heb je plannen om je productassortiment uit te breiden of misschien om andere productsoorten toe te voegen, dan is het handig om een PIM systeem te kiezen die met je meegroeit. Je hoeft je dan in de toekomst geen zorgen te maken of je over moet stappen naar een andere software.

Maak de keuze tussen een open source of closed source PIM systeem

Met een open source PIM systeem ben je erg flexibel. Je hebt namelijk de mogelijkheid tot maatwerk en daarom meer mogelijkheden om je software aan te passen naar de wensen van je organisatie. Bij een closed source PIM systeem ben je beperkt tot de mogelijkheden die de software te bieden heeft.

Voldoen aan de GS1 data standaard?

GS1 is in Nederland de meest gebruikte data standaard en daarom is het verstandig om voor een PIM systeem te kiezen die dit ondersteunt. Vooral wanneer het binnen jouw sector verplicht is om GS1 te gebruiken. Alleen wanneer je een PIM systeem kiest die GS1 ondersteunt kun je data uitwisselen met bedrijven binnen je sector. Erg belangrijk dus. Daarnaast zijn er een aantal grote retailers die geen zaken willen doen met leveranciers die hun productinformatie niet hebben aangevuld volgens de GS1 standaard

Bereken je ROI (Return On Investment)

Het implementeren van een PIM systeem binnen je organisatie is een investering. De prijzen voor een PIM systeem kunnen erg uiteenlopen. Het is daarom lastig om een exacte prijs te noemen voor het aanschaffen van een PIM systeem. De implementatie is namelijk vaak maatwerk, waardoor de kosten aardig kunnen oplopen. Goed dus om uit te rekenen hoeveel het gaat kosten en wanneer je je investering er ongeveer weer uit hebt.

Betrek de mensen binnen je organisatie bij de keuze

Een PIM systeem biedt ondersteuning voor allerlei afdelingen binnen je bedrijf. Wanneer je gaat werken met een PIM systeem, heeft dit dus invloed op je hele bedrijfsvoering. Je doet er dus goed aan om meerdere personen binnen het bedrijf te betrekken bij de keuze voor een PIM systeem. Belangrijk zijn onder andere de gebruiksvriendelijkheid van het systeem en of de IT-afdeling uit de voeten kan met het technische aspect. Personen binnen het bedrijf die met het systeem gaan werken hebben wellicht suggesties waar je zelf niet aan hebt gedacht.

PIM draagvlak organisatie

Plan een demo in

Zijn er een aantal potentiële kandidaten uitgerold? Dan kun je een demo aanvragen bij de leveranciers van de PIM systemen. Een demo geeft je een beter beeld van wat de software allemaal te bieden heeft. Je hebt dan direct de mogelijkheid om de gebruiksvriendelijkheid te testen, of te laten testen, en of alle gewenste functionaliteiten aanwezig zijn. Neem vooral de tijd om de software goed door te lopen. Dan weet je zeker dat je een weloverwogen keuze maakt.

Laat je adviseren door de e-commerce specialisten van Legacy

Als specialisten op het gebied van e-commerce denken we graag met je mee tijdens het kiezen van een PIM systeem. We hebben veel kennis van verschillende PIM systemen en kunnen daarom een goede inschatting maken van welk PIM systeem het beste bij jouw bedrijf past. Naast advies op het gebied van PIM systemen, geven we ook graag advies op marketing vlak en tijdens het aansturen van marketing bureau’s of ZZP’ers. Heb je interesse in de diensten van Legacy? Bekijk dan onze mogelijkheden of maak kennis met ons.

Contact

Legacy e-commerce B.V.
Lage Startwijk 16
5835 CB Beugen

+31 (0)485-23 43 33

mail@legacy.nu

Nieuwsbrief

Volg onze nieuwsbrief en ontvang handige tips.